Siste nytt

ØKONOMIPLAN

Rutiner og ansvar for Økonomi, Regnskap/ budsjett, herunder behandling av inn- og utbetalinger mv. i EIK fotball

Årsberetning, årsregnskap og budsjett
Alle grupper plikter å utarbeide årsberetning ved årets slutt. Denne må sendes styrets leder innen frist fastsatt av styret hvert år. Årsregnskapet skal bestå av resultatregnskap, balanse og noter. Årsregnskapet (balansen) for hele idrettslaget skal signeres av hovedstyrets s medlemmer. Det må legges ved en økonomisk beretning for balansen i
årsregnskapet. Det må også fremlegges dokumentasjon på alle vesentlige balanseposter.
Budsjett for påfølgende år leveres sammen med årsregnskapet.

Årsbereting, årsregnskap med noter skal godkjennes av ekstern valg revisor, pt Bryne Revisjon AS.
Løpende regnskap, lønn , lovpålagte avstemninger mv kjører av BDO AS. ( ekstern )

– BDO ( Elin Støle ) skal besørge fortløpende ajourføring av klubbens, herunder avdelingsregnskaper.

– Årsregnskap med noter utarbeides av styrets leder Per Trygve Årstad.
– Regnskapsrapporter fra BDO skal presenteres styre og avdelingsstyrene minimum pr. kvartal.


Budsjett/ regnskapsansvar:

Følgende personer/instanser har budsjett / regnskapsansvar i EIKs fotballavdeling:

Per Trygve Årstad – styrets leder
Kenneth Andersen – daglig leder.
Håkon Lædre – sportslig leder
BDO – klubben ekstern valgte regnskapsfører


Fakturamottak

Alle fakturaer skal sendes direkte klubbens regnskapssystem, og behandles / godkjennes av daglig leder. Daglig leder kan fortløpende godkjenne og utbetale fakturaer som gjelder klubbens ordinære drift, Faktura som daglig leder ikke har kjennskap skal anvises og godkjennes av avdeling v/ budsjettansvarlig, normalt styrets leder.

Alle bilag/utbetalinger vedr. daglig leder, skal signeres/ godkjennes av styrets leder. Dette gjøres elektronisk


Fullmakt bankkontoer:

Styrets leder(Per Trygve Årstad) og selskapets eksterne regnskapsfører ( BDO ) har fullmakt til å forestå utbetalinger etc. fra alle klubbens bankkontoer ved behov. Normalt gjøres alle utbetalinger av klubbens leder etter mottok av godkjente faktura mv fra daglig leder eller styrets leder ( jfr rutiner fakturamottak ). Daglig leder og andre ansatte skal ikke ha tilgang til idrettslagets bankkonti.


Inngåelse av kontrakter og avtaler:

Daglig leder har fullmakt til å signere inngåtte kontrakter/avtaler i h.t. godkjent budsjett/rammebetingelser sammen med styreleder i avdelingen uten forutgående styregodkjenning. Alle andre avtaler/kontrakter forelegges styret for godkjenning.


Lønn:

Daglig leder godkjenner lønnsutbetalinger i h.t. inngåtte avtaler som er godkjent av styre. Disse utbetales av BDO ved Elin Støle. Lønn til daglig leder godkjennes endelig av styrets leder innenfor de rammer og budsjett som styret har vedtatt som lønn. Utbetalinger som IKKE er i samsvar med norsk lov kan ikke utbetales.

Trenere og instruktører som skal ha godtgjørelse over skattefri utbetaling må inngå skriftlig kontrakt. Disse lønnes da ihht. kontrakt. Før utbetaling av lønn skal det etableres en kontrakt som er signert av daglig leder eller styreleder. Alle kontrakter skal arkiveres på klubbkontoret.

Skattekort / frikort må innleveres før utbetaling. Timer føres på standardisert ”timelister”.
Alle lønnsutbetalinger leveres til daglig leder som videresender disse til BDO som igjen registrerer disse i lønnssystemet.

Det er tillatt å utbetale inntil kr.6000,- skattefritt pr.person pr.kalenderår ( oppdateres iht til statens satser hver år ) uten at det medfører oppgaveplikt. Kan ikke utbetales i tillegg til lønn.

Daglig leder godkjenner reise- og kjøregodtgjørelse til spillere, trenere og ledere etter inngåtte avtaler (kontrakter). Utbetaling gjøres gjennom BDO.

Skjemaer som ikke inneholder alle opplysninger i h.t. krav i regnskapsloven returneres. Klubbens standard skjemaer skal brukes, og skal signeres av daglig leder eller styreleder før utbetaling.

Bilgodtgjørelse betales ut etter statens satser og krever en standardisert utfylt ”Reiseregning” Ved krav om passasjertillegg, må passasjerene oppgis med navn.


Egenandeler/ innbetalinger cuper og turneringer:

All økonomisk aktivitet i forbindelse med cuper/turneringer som lag deltar i skal gå gjennom klubbens bankkonto med hensyn til innbetaling av egenandeler, og utbetalinger. Lagleder er ansvarlig å kontakte administrasjonen før planlegging/opplegg iverksettes.


Innkjøp:

Fullmakt til å forestå innkjøp har daglig leder og materialforvalter samt evt. den person som styre og avdelingsstyre bemyndiger.


Uttak av varer fra eget lager:

Alle uttak som gjøres fra klubbens eget utstyrslager skal bestilles gjennom daglig leder eller materialforvalter FØR uttak. Alle uttak skal gå gjennom daglig leder eller materialforvalter ( Tron A Olsen ).


Kontingent/medlemsavgifter:

Lagledere/trenere pr. lag skal til enhver tid sørge for oppdatert laginfo i KX Web. Skal oppdateres fortløpende ved nye innmeldinger. Utmeldinger meldes også straks til medlemsansvarlig.

Medlemsansvarlig (pt. Roger Noreng) sender årlig ut oversikt pr. lag/gruppe til alle lagledere for a jour føring minimum en gang per år, i god tid før utsendelse av medlemsfakturaer. Lagleder skal rette opp feil, stryke aktive som er sluttet, og påføre nye aktive, og returnere oversikt til medlemsansvarlig.

Medlemsansvarlig sender ut purringer til medlemmer som IKKE har betalt sine avgifter to ganger, før strykning gjennomføres.


Inntekter:

Sponsorer/annonsører:
Fakturering til sponsorer eller annonsører utføres av BDO , evt av klubben selv via økonomisystem iht til kontrakt ( pr i dag Roger Noreng om ikke BDO ). De SKAL foreligge signert kontrakt på alle sponsoravtaler. Disse oppbevares på daglig leder kontor til enhver tid ( evt sikker elektronisk løsning). Det er kontraktene som danner fakturagrunnlaget. Sponsorer eller annonsører må motta faktura for at de skal kunne utbetale sin støtte.

Det enkelte lag kan IKKE inngå egne sponsoravtaler. Dersom lag for en slik forespørsel må detaljene sjekkes ut med daglig leder.

Ingen lag har anledning til å stille i drakter, overtrekksdresser mv fra andre fabrikanter enn det som er godkjent av administrasjonen.


Kontantoppgjør:

Alle oppgjør ved arrangement (og salgstiltak) skal telles og signeres av to personer.


Kasseoppgjør/kontroll:

Styrets leder og økonomiansvarlig har ansvar for å kontrollere kasse/kontantbeholdning når denne finner det for godt, men min. to ganger pr. år. Kontantkasse bør ikke overstige kr. 50.000 til en hver tid.


Lagkasse:

Det er klubben som er sjef. Ved lagkasse gjelder følgende :

• Det er ikke lov med private bankkonti til lagskasse i idrettslag.
• All økonomi skal bokføres i klubbens regnskap. Vi bruker da avdelingsregnskap til å styre pengeflyten til de ulike lagene.

Det anbefales minst mulig kontanthåndtering og at bilag sendes økonomiansvarlig raskt.

Når laget ønsker å disponere midler fra lagskassen skal uttak av penger kun skje mot bilag, faktura eller forskudd etter bestemte prosedyrer.


Refusjon av utlegg

Dersom lagleder, oppmann, foreldrekontakt eller andre må legge ut for en del av lagets utgifter (for eksempel påmelding til cuper og turneringer, dommer, sosiale utgifter mv)blir disse refundert på følgende måte (ved forskudd se eget punkt):

Originale kvitteringer leveres/ sendes til BDO . Bilagene godkjennes og attesteres av økonomiansvarlig. Husk at det tydelig må fremgå hvilket lag det gjelder samt lagleders navn, adresse og bankgironummer.


Dommerutlegg:


Det utbetales inntil kr.100,- pr.oppdrag ( opp til 12 år ) og 400 fra 12-19 år. ( 9 fotball med offside og oppover ) Det kan utbetales og inntil kr.6000,- hvert enkelt år til en dommer. Utover dette anses godtgjørelsen for å være næringsinntekt og den enkelte dommer må sørge for å innberette korrekt beløp.

Ved utbetaling til dommer for utført dømming er det nødvendig med en kvittering som viser dato, dommerens fulle navn, beløp og dommerens signatur for mottak av pengene.

Dommeregninger fås normalt i kiosken på idrettsparken eller finnes på EIK hjemmesider. Refusjon av dommerutlegg skal som hovedregel gjøres i kiosken mot innlevert av korrekt utfylt dommerregning.


Forskudd:

I noen tilfelle kan lagleder/ oppmann motta forskudd for spesielle/større utlegg. Dette må avtales i hvert enkelt tilfelle med økonomiansvarlig . Forskuddet overføres på nettbank, og lagleder / oppmann mv står personlig ansvarlig for det mottatte beløp inntil oppgjør forevises.

62067436